Oficina Virtual: imprescindible en la nueva normalidad
La oficina virtual se ha convertido en una tendencia empresarial como consecuencia de la necesidad de adaptarse al teletrabajo que experimentan las organizaciones actualmente. Se trata de un espacio físico, compartido con otras empresas, que permite contar con una dirección física, gestión de correspondencia, central telefónica, entre otros servicios, por un costo inferior al de mantener operativa una oficina tradicional.
En medio de la pandemia, muchas compañías se vieron en la necesidad de cerrar sus sedes administrativas y adoptar el teletrabajo como la única forma de mantenerse en funcionamiento. Así, las grandes superficies de oficina en el centro de la ciudad fueron desplazadas por la oficina virtual, mientras que la jornada laboral “in situ” terminó transformándose en trabajo remoto.
Dentro de este contexto, el teletrabajo y la oficina virtual han logrado desarrollar una relación estrecha y provechosa, generando beneficios importantes para las empresas que no pueden prescindir por completo de sus sedes físicas.
En las siguientes líneas analizaremos las ventajas del teletrabajo y la forma en que ha cambiado para siempre nuestra manera de laborar.
¿Siguen siendo necesarias las oficinas físicas con el auge del teletrabajo?
La pandemia vírica obligó a millones de personas en todo el mundo a asumir una larga temporada de confinamiento y las empresas tuvieron que adaptarse rápidamente, instaurando tecnología digital que permitiera el trabajo remoto, aprovechando sus ventajas para mantenerse a flote en medio de la complicada situación.
El confinamiento y la llamada “nueva normalidad” permitieron que las empresas reconocieran los beneficios del teletrabajo. Sin embargo, más allá del proceso de digitalización y el avance de la tecnología, cada modelo de negocios es diferente y muchas compañías no pueden prescindir por completo de sus sedes físicas, ni de sus oficinas, por un asunto de imagen.
De esta forma, la oficina virtual cobra mayor relevancia, convirtiéndose en el enlace entre la oficina física y los trabajadores que ahora cumplen sus obligaciones a distancia, ayudando a conciliar ambos mundos y permitiendo que las empresas disfruten de una serie de servicios de alto valor, a un costo mensual más adecuado a la nueva realidad mundial.
Según los datos obtenidos en la encuesta realizada por el Instituto Tecnológico de Massachussets (MIT) antes de la pandemia, un 15% de los trabajadores estadounidenses ya trabajaba en remoto, y en medio de la emergencia sanitaria, un 34% de la fuerza laboral pasó a trabajar a distancia. Esto implica que casi el 50% de la fuerza laboral en EEUU ya trabaja en casa.
En este sentido, las oficinas virtuales se convierten en el punto intermedio entre la descentralización generada por el trabajo remoto y la existencia de oficinas tradicionales. Ahora, las empresas tienen el reto de sacar el máximo provecho a ambos recursos, volverse más flexibles y desarrollar nuevas fórmulas que garanticen la continuidad de sus actividades.
¿Cuáles son las ventajas del teletrabajo?
Tanto las organizaciones como los trabajadores, pueden aprovechar las ventajas y beneficios ofrecidos por la modalidad de trabajo a distancia, la cual permite a la plantilla de colaboradores cumplir con sus obligaciones sin estar atado a un espacio físico determinado.
Algunas de las ventajas que se obtienen del teletrabajo, son las siguientes:
- Posibilidad de conciliar la vida personal y profesional. Trabajando desde casa, los colaboradores pueden planificar mejor su tiempo de trabajo y ahorrar tiempo de desplazamiento, lo que les permite dedicarle mayor tiempo a asuntos de interés personal y tener una mayor libertad.
- Reducción del estrés. Siempre que se labore bajo las condiciones adecuadas, el trabajador que cumple sus funciones desde casa tiene la posibilidad de reducir considerablemente el nivel de estrés, laborando en un entorno que le brinde seguridad y mayor bienestar emocional.
- Menos gastos. Trabajar fuera de casa suele perjudicar el presupuesto personal y familiar. Deja de ser necesario desplazarse a diario a la oficina, por lo cual se reducen los gastos fijos mensuales.
- Incremento en la productividad. La gestión del tiempo de un trabajador remoto es mucho más eficiente, y la motivación es superior, cuando se eliminan factores externos que generan desgaste físico y mental, como los desplazamientos diarios al lugar de trabajo.
- Para las empresas, también existe una serie de beneficios importantes a considerar, por ejemplo:
Reducción de gastos fijos. Con una plantilla de trabajadores desempeñándose en remoto es posible reducir la inversión en infraestructura y los gastos fijos asociados al mantenimiento de una oficina. Es por ello que la oficina virtual ha ganado importancia en el escenario actual. - Acceso a mejores candidatos. Al poder trabajar con colaboradores ubicados en cualquier parte del mundo, el departamento de RRHH tiene la posibilidad de acceder a los mejores candidatos posibles y para la organización es indispensable poder contar con el mejor talento.
- Reduce el absentismo laboral. Con los trabajadores pudiendo gestionar sus obligaciones diarias y agenda según sus propias necesidades, la empresa puede reducir la cantidad de faltas injustificadas.
- Prioriza el cumplimiento de objetivos. Muchas empresas orientan la productividad hacia el cumplimiento de la jornada laboral, pero gracias al trabajo remoto las organizaciones tienen la posibilidad de dar prioridad al cumplimiento de objetivos e incrementando la eficiencia del equipo de colaboradores.
Importancia de la oficina virtual dentro del contexto actual
Como es evidente, el teletrabajo ha cambiado por completo el paradigma de la oficina tradicional, dejando de ser necesario que los trabajadores salgan de casa a diario para cumplir con sus obligaciones laborales. Por consiguiente, la oficina virtual se vuelve una solución para las empresas que por cualquier motivo aún necesitan disponer de los elementos que caracterizan a una sede física.
¿Qué servicios ofrece una oficina virtual?
Las empresas que optan por la modalidad de oficina virtual, consiguen un amplio listado de servicios, entre los cuales destacan:
- Dirección comercial, necesaria para la visita de clientes y proveedores.
- Gestión de mensajería y central telefónica, eliminando una carga de trabajo adicional.
- Personal profesional en atención al cliente, encargado de labores de recepción, comunicación con clientes e incluso tareas administrativas.
- Instalaciones de lujo, con espacios llenos de confort que favorecen la imagen de marca proyectada a clientes, proveedores y equipo de colaboradores.
- Espacios de trabajo temporal y compartido, pudiendo hacer uso de las oficinas y los equipos disponibles cuando sea necesario sin necesidad de ser propietario del mobiliario.
Los servicios de una oficina virtual son fundamentales para el lograr que el teletrabajo se convierta en una experiencia agradable para los colaboradores y que además la empresa pueda cumplir con las metas planteadas. Todo, con una inversión de dinero reducida, en comparación con el presupuesto necesario para instalar y mantener la infraestructura requerida en una oficina propia.
